Comment bien utiliser le budget ASC des CSE ? Financement, obligations et idées d’activités

Le budget Activités Sociales et Culturelles des CSE est un levier essentiel pour soutenir et fidéliser les salariés de l’entreprise. Bien géré, en respectant les obligations et en proposant des activités adaptées, le budget ASC des CSE peut être un véritable atout pour le bien-être des employés, favorisant ainsi un climat social harmonieux au sein de l’entreprise.

Mais comment optimiser l’utilisation de ce budget ? Cet article vous guide sur les aspects essentiels, du financement aux obligations légales, en passant par des recommandations d’activités.

Le financement du budget ASC CSE

Bien comprendre le budget ASC

Les Comités Sociaux et Économiques d’entreprises de plus de 50 salariés disposent de deux budgets distincts :

-       Le budget de fonctionnement, qui finance les Attributions Économiques et Professionnelles (AEP), c’est-à-dire le fonctionnement courant et les activités du CSE (moyens matériels, formations, expertises, communication…).

-       Le budget oeuvres sociales, qui couvre les Activités Sociales et Culturelles (ASC) et finance ainsi divers avantages aux salariés, dans l’objectif d’améliorer leurs conditions de travail et de vie : bien-être, pouvoir d'achat, accès aux loisirs et à la culture…

À l'inverse du budget de fonctionnement, le budget ASC n’est pas obligatoire (sauf selon certaines conditions, que nous abordons dans la partie suivante). C’est pourtant un outil puissant pour favoriser le bien-être au travail, renforcer la cohésion d’équipe et réduire le stress des employés !

À noter : ces dispositions ne concernent les CSE d’entreprises de moins de 50 salariés car ils ne bénéficient d’aucun budget prévu par la loi. Ils peuvent toutefois négocier avec la direction pour recevoir des ressources par accord.

Origine des financements ASC

Le budget ASC est facultatif, la loi n’impose pas de montant minimum obligatoire pour son financement. Il est donc fixé librement par accord de branche ou d’entreprise.

Le montant de la contribution patronale au budget ASC dépend toutefois de :

-       La convention collective : de nombreuses CCN définissent un montant minimal à verser par l’employeur, calculé en fonction de la masse salariale de l’entreprise. Entre 30 et 40% des conventions collectives l’imposent, comme par exemple les métiers de l’animation, les coopératives agricoles laitières, la vente à distance, les sociétés de courtage d’assurance…

-       Le montant de l’année précédente : s’il n’existe pas d’accord mais qu’une subvention était déjà versée, le ratio à la masse salariale ne peut pas être inférieur à celui de l’année passée. Il est aussi possible de choisir une année de référence (parmi les 3 dernières années, celle dont le montant était le plus élevé), qui définit le montant minimum pour les périodes suivantes.

La subvention ASC est ainsi généralement calculée, comme le budget de fonctionnement, par un ratio avec la rémunération brute versée aux salariés. Pour vous donner un ordre d’idée, le Sénat estime qu’en moyenne le budget ASC s’élève à 0,8% de la masse salariale.

Le budget ASC varie donc chaque année en fonction du nombre de salariés : si l’effectif s’accroît, le montant va augmenter mais s’il diminue, au contraire, le montant alloué peut être inférieur à celui de la période précédente.

Optimisation du budget ASC par le CSE

Pour maximiser le budget Activités Sociales et Culturelles, il existe 2 stratégies importantes à mettre en place :

-       le recours à des prestations exonérées de charges sociales,

-       les reports et transferts d'excédents des budgets.

Exonération des charges sociales

Conditions d'exonération : l'URSSAF impose des conditions spécifiques pour que les avantages offerts aux salariés via le budget ASC soient exonérés de cotisations et contributions sociales. Les critères varient selon le type de prestations (chèques cadeaux, chèques vacances, bons d’achat pour événements spécifiques, aide à domicile…). Par exemple, les chèques cadeaux doivent rester dans certaines limites financières pour être exonérés (généralement 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale, soit environ 183 € en 2024).

Limite des exonérations : si les seuils d'exonération ne sont pas respectés (par exemple, si un chèque cadeau dépasse le plafond), l'avantage est considéré comme un revenu, et des cotisations sociales doivent alors être payées sur le montant total.

Conseils pratiques :

-       Vous pouvez maintenir un registre des avantages offerts pour justifier les exonérations en cas de contrôle URSSAF.

-       Communiquez régulièrement avec un expert-comptable ou un conseiller fiscal pour vous assurer de la conformité des prestations offertes et des exonérations obtenues.

Reports et transferts des budgets CSE

Le report annuel de l’excédent : selon la législation, le CSE peut transférer les excédents du budget ASC non utilisés d’une année sur l’autre. Il est toutefois recommandé de ne pas accumuler des excédents trop importants chaque année, car cela pourrait être mal perçu par l'URSSAF lors d’un contrôle.

Le transfert de budget CSE : si vous avez mal estimé votre budget prévisionnel, vous avez la possibilité de transférer une partie d’un budget vers l’autre enveloppe du CSE. Le mécanisme fonctionne dans les deux sens : budget de fonctionnement vers ASC, ou inversement. La limite est fixée à 10% de l’excédent.

Conseils pratiques :

-       Planifiez à long terme l’utilisation de l’excédent pour maximiser l’impact des fonds non utilisés et éviter toute mauvaise gestion.

-       Vous pouvez également consulter un expert-comptable pour établir des stratégies de gestion de l’excédent, afin de vous assurer de respecter les règles légales et fiscales tout en optimisant les avantages pour les salariés.

Les responsabilités du CSE autour du budget ASC : guide pratique

Financer des activités de dimensions sociales et culturelles, pour améliorer les conditions de vie des salariés

Pour être validées dans le budget ASC, le CSE doit sélectionner des prestations sociales, sportives ou culturelles, visant à renforcer le bien-être des salariés. Il existe un large éventail de solutions couvertes, elles peuvent concerner par exemple :

-       la prévoyance et l'entraide (mutuelle, retraite…),

-       l’aide au pouvoir d’achat (prime logement, aide financière, bons de réduction…),

-       le soutien aux familles (crèche, garde d’enfants…),

-       l’accès à la restauration (cantine et titres restaurants),

-       les activités de culture, de loisir et de sport (chèques-vacances, chèques-culture, réductions…),

-       l’organisation d’événements fédérateurs…

Des prestations à caractère facultatif

Les avantages offerts dans le cadre du budget ne doivent pas être imposés aux salariés, mais accessibles de manière volontaire, afin que chacun puisse décider d'y participer ou non.

Certaines prestations, comme le financement partiel de la retraite complémentaire par exemple, peuvent faire exception à cette règle car elles sont rattachées à des prestations obligatoires.

Bénéficier à tous les salariés sans discrimination

Tous les salariés de l’entreprise sont en effet concernés, incluant les CDD, alternants et stagiaires. Il est possible d’étendre l’accès aux familles (conjoints et enfants) ainsi qu’aux anciens salariés.

Le CSE est chargé de représenter les salariés, il doit s'assurer que les activités sociales et culturelles proposées répondent à leurs besoins.

Nous vous conseillons de les choisir en accord avec la politique sociale de l’entreprise et en fonction des besoins majoritaires des employés de l’entreprise. Vous pouvez notamment organiser des consultations régulières des salariés, telles que des sondages ou des enquêtes, pour connaître leurs attentes en matière d'activités (loisirs, famille, bien-être, etc.).

Respect des plafonds d’exonération URSSAF

C’est l’URSSAF qui est chargée du contrôle des prestations CSE. Elle vérifie la conformité des prestations avec les 4 règles précisément présentées (activités sociales et culturelles, facultatives, qui bénéficient à tous les salariés sans discrimination, pour améliorer leur bien-être), ainsi qu’avec les plafonds d’exonération fixés. Il est impératif de les respecter pour ne pas risquer un redressement fiscal !

Pour connaître les spécificités de chaque prestation, vous pouvez consulter ce récapitulatif de l’URSSAF.

Suivi rigoureux des comptes annuels

La gestion minutieuse du budget ASC est essentielle afin d’assurer une gestion transparente et responsable des ressources destinées aux salariés.

Pour une bonne gestion du budget, il est recommandé de définir un cadre strict en respectant les règles comptables applicables : la tenue régulière des livres comptables, l'archivage des justificatifs et la production de rapports financiers clairs. Un guide de gestion interne peut vous aider à formaliser ces pratiques et à garantir que tout est réalisé dans le respect des obligations légales.

L’établissement d’un budget prévisionnel permet également d’anticiper les dépenses et de garantir une répartition équilibrée des fonds sur l’année. Il facilite la prise de décision et évite les déséquilibres financiers en fin d’exercice !

Il peut être judicieux de faire appel à un expert-comptable en cas de gestion complexe ou en fin d’exercice. Il s’assure de la conformité des comptes, vérifie les opérations comptables, et garantit que le budget est utilisé de manière optimale, dans le respect des normes de l’URSSAF. Un expert est particulièrement utile pour établir le rapport annuel ou si des contrôles sont prévus.

Recommandations d'activités pour bien utiliser le budget ASC CSE

Il existe de nombreux types de prestations à offrir dans le cadre du budget ASC. L’idéal est de proposer une variété d'activités centrées autour de différentes thématiques afin de répondre aux intérêts divers des salariés.

Voici quelques suggestions concrètes selon les besoins identifiés :

Accès à la culture et aux loisirs

Ces prestations sont largement répandues et souvent très appréciées par les salariés. Elles se déclinent sous forme de bons cadeaux : chèque-vacances, chèque-culture, carte ou e-carte cadeau,...

Il est également possible de négocier avec des structures culturelles ou sportives, offrant ainsi des tarifs remisés. Le CSE subventionne alors ces tarifs pour offrir des billets encore plus accessibles aux salariés.

Par exemple, pour une place de cinéma à 10€ prix public, le tarif CE serait à 7€. S’il subventionne de 2€ le ticket de cinéma, son tarif pour les salariés passe à un prix beaucoup plus attractif de 5€.

Ce type de prestation est un “must-have” des CSE, car il répond aux attentes d'une large majorité de bénéficiaires grâce à son usage flexible et à la diversité des enseignes disponibles.

Exonérations de charges des bons cadeaux :

-       Les cartes de réductions tarifaires, les chèques-lire, disque et culture sont exonérés de charges sociales (dans les limites définies par l’URSSAF).

-       Pour les chèques-vacances, l'exonération dépend de la participation patronale. S’ils sont financés uniquement par le CE, ils peuvent être exonérés mais si l’employeur participe au financement, alors les cotisations et contributions sociales sont dues.

Focus : Billetterie et organisation d’événements sociaux au Batman Escape

Vous recherchez une activité originale, adaptée aussi bien aux adultes qu’à leurs enfants ? Vous souhaitez faire vivre à vos collaborateurs une expérience culturelle unique, stimulante et immersive ?

Proposez-leur de participer à un jeu d’escape game !

Chez Batman Escape, nous proposons une offre privilège pour les CSE des entreprises, avec des tarifs réduits de 15% (31€ l’entrée au lieu de 36€). Il est également possible d’acheter les billets avec des chèques-vacances ANCV ou des chèques-culture.

Vous pouvez aussi réserver une salle et une partie d’escape game pour de grands groupes, pour organiser une journée team building ou une soirée fun et fédératrice !

Aide sociale

Afin de soutenir vos collaborateurs dans leur quotidien, vous pouvez utiliser une partie du budget ASC afin de financer des services à la personne, une retraite supplémentaire et une prévoyance complémentaire par exemple.

Focus : les multiples avantages autour de l’accompagnement des familles

Pour aider vos collaborateurs parents, il existe plusieurs solutions via le budget ASC. L’une des plus flexible et pratique concerne le financement de services à la personne. Pour les familles, cette aide concerne notamment tous types de garde d’enfants : assistant maternel, crèche, halte-garderie, et, pour les enfants de moins de 6 ans, accueil de loisirs.

Elle est exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite :

-       des frais réellement engagés par le salarié,

-       d’un plafond annuel, défini par l’URSSAF chaque année.

De nombreuses autres prestations peuvent être intéressantes si votre CSE souhaite davantage soutenir les familles : prime de naissance et de rentrée scolaire, financement de colonies de vacances, bourses d’études, participation financière aux vacances et au voyage…

Soutien du pouvoir d’achat

Le soutien économique est une aide sociale du CSE qui lui permet de soulager de manière plus directe le quotidien financier de ses salariés. Toutefois, les avantages en nature sont considérés comme un supplément de salaire et sont donc soumis à cotisations sociales par l’URSSAF. Il est donc plus difficile d’optimiser un budget CSE via l’exonération des charges habituelles dans les prestations ASC.

Il est possible par exemple de verser diverses primes à vos salariés pour des événements (mariage, naissance, rentrée scolaire, retraite…) mais celles-ci seront toujours soumises aux cotisations. Vous pouvez remettre des bons d’achat pour certaines occasions, qui seront exonérés de charges si les conditions fixées sont respectées.

Focus : le prêt à taux zéro

Le prêt à taux réduit ou à taux zéro accordé à un salarié par le CSE n'est pas soumis aux charges sociales si l’ensemble de ces 4 critères sont respectés :

-       le prêt doit bénéficier principalement au personnel de l’entreprise,

-       le prêt doit être proposé sans discrimination à tous les salariés,

-       le prêt ne doit pas être obligatoire de la part de l’employeur au titre d'une disposition légale ou conventionnelle,

-       le but du prêt doit être l’amélioration des conditions de travail ou de vie et porter un caractère social.

Le budget ASC du CSE en résumé

Le financement du budget ASC repose sur la masse salariale brute de l'entreprise. Ce pourcentage, déterminé par la loi, est mis à disposition du CSE pour financer des prestations profitant directement aux salariés. Il est crucial pour le comité de bien connaître les règles de chaque outil déployé, ainsi que les sources et montants à allouer afin de maximiser les bénéfices pour tous.

Il est indispensable de respecter certaines obligations légales. Le CSE doit notamment se conformer aux règles URSSAF pour bénéficier des exonérations de charges sociales. Pour faciliter ses décisions, il peut mettre en place une consultation régulière des salariés sur leurs besoins en matière d'activités sociales et culturelles pour mieux répondre à leurs attentes.

Pour tirer le meilleur parti du budget, un choix de plusieurs thématiques clés peut aider à structurer les dépenses. Des chèques-cadeaux à l’organisation d’événements, en passant par les activités culturelles ou des aides sociales, il est essentiel de diversifier les prestations pour toucher un maximum de salariés et répondre à des besoins spécifiques.